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川南幼儿师范高等专科学校会计档案管理办法(试行)
[川南幼专计财处]  [手机版本]  [扫描分享]  发布时间:2018年4月26日
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川南幼儿师范高等专科学校会计档案管理办法(试行)

第一章 总则

第一条  为加强学校会计档案管理,使会计档案管理更加规范化、科学化,更好地为学校财务工作服务,根据《中华人民共和国会计法》、财政部和国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)及其他相关规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条  会计档案是学校各单位进行经济活动的原始记录和真实反映。必须加强会计档案管理工作,建立健全会计档案的立卷、归档、保管、利用、鉴定和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便利用,严防毁损、散失和泄密。

校内单独核算单位的会计档案,也必须按照本办法执行。

第三条  会计档案由计财处和学校档案室共同管理。学校档案室负责对会计档案工作的业务指导、监督和检查,以及移交到档案室的会计档案管理、鉴定和销毁等工作。计财处负责会计档案的立卷、归档、保管、提供利用(移交档案室前)等工作。

第二章  会计档案的归档范围

第四条  学校的会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报告及其他有关会计资料。具体包括:

(一)会计凭证类原始凭证、记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。

(二)会计账簿类总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。

(三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。

(四)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

第五条  采用电子计算机进行会计核算的,应当实行“归档双套制”,即保存打印出的纸质会计档案,同时将备份光盘、磁盘、磁带等作为会计档案保存。

第六条  以下与财务会计核算相关的文件材料,应当执行文书档案管理规定,不作为会计档案管理。 

 (一)学校年度财务预算报告及相关资料 

(二)学校对外投资的文件及相关投资证明 

(三)学校年度收入分配的相关文件及资料 

(四)学校基本建设和维修工程的施工合同 

(五)各类审计决定、报告及意见 

(六)公、检、法、税务下达的与经费有关的文书 

(七)国家及学校各项财务规章制度。 

第三章 会计档案的立卷、归档和保管

第七条  计财处是会计档案的立卷人,对每年形成的会计档案按照本办法及时进行整理、装订、立卷和归档,并将需永久保存的会计档案独立装订成册,在其封面上标明“永久保存”字样,单独保存。 

第八条  会计档案按其形成特点和形式,采用类别--年度分类法。按形式(名称)分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他四类,每个类别再按年度分开。

(一)会计凭证的整理立卷。将记账凭证连同所附原始凭证、凭证汇总表,按照时间顺序编号排列保存,月终结账后进行整理装订,每月根据凭证数量的多少装订一本或数本,会计业务少的,可数月或一年装订成一本,每本厚度以不超过200页或者2--3厘米为宜。装订时,应去掉金属物,以上边和左边整齐为准,右边和下边折叠整齐,在凭证左上角打孔装订,并用包角纸包封装订角。由会计主管人员、复核人员及装订人员盖章,做到整齐、结实、美观。

会计凭证案卷封面应载明单位名称、内部机构名称、年度、月份,本月共几册、本册是第几册,记账凭证的起讫编号等内容。

(二)会计账簿的整理立卷。在年度结账终了后按照账簿的种类进行整理,一本为一卷。会计账簿案卷封面应载明单位名称、内部机构名称、账簿名称、所属年度、卷内张数、保管期限等内容并由主办会计、立卷人签名或盖章。采用电算化处理自动生成的账簿,应保存打印出纸质会计档案,载明单位名称、内部机构名称、账簿名称、所属年度、卷内张数、保管期限等内容,并由主办会计、立卷人签名或盖章,且注明账簿页码。 

(三)财务报告的整理立卷。在年度终了决算后按财务报告月度、季度、年度分别整理立卷,一本为一卷,在封面上应载明单位名称、内部机构名称、报表名称、所属年度、卷内张数、保管期限等内容。

(四) 电子版会计档案的整理立卷。电子版的会计档案,存储会计资料的磁带、软盘或光盘等要进行编号登记,清楚地标注备份日期、次数及备份人姓名等。采用磁性介质保存的会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

第九条  当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务室会计临时保管一年,临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。期满之后,编制移交清册移交学校档案室保管。

第十条  计财处向学校档案室移交会计档案时,应当编制会计档案移交清册一式三份,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档号、应保管的期限、已保管的期限等内容。交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项清点交接,以防止差错。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章,一份随同会计档案归档,另两份由交接双方各留一份作为交接凭证。

第十一条  已立卷归档的会计档案,原则上不得私自拆封或抽换。个别需要拆封重新整理的,对尚未移交给学校档案室的会计档案,需经分管计财工作的校领导批准后,由计财处长监督办理;对已移交给学校档案室的会计档案,档案室应当会同计财处长和经办人员共同拆封整理,以分清责任。

第四章  会计档案的利用

第十二条  会计档案保管部门应当建立健全会计档案利用登记制度。查阅会计档案的人员,应当严格按规定程序查阅,并严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第十三条  会计档案原则上不得外借。校内各单位如有特殊需要,对尚未移交学校档案室的会计档案,需经计财处负责人批准,对已移交学校档案室的会计档案,需经学校档案室负责人批准,并办理查阅登记手续。校外单位查阅会计档案,要有正式的介绍信并经学校主管领导同意,方可查阅,同时要详细登记被查阅的档案名称、日期、调阅人的单位、姓名、调阅目的和归还时间。

第五章 会计档案的鉴定和销毁

第十四条  会计档案保管期限分为永久、定期两类,定期分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限,从当年会计年度终了后的第一天算起,各类会计档案的保管期限详见附表。

第十五条  计财处和学校档案室定期对会计档案进行清理和鉴定,对保管期限已满并经鉴定确无保存价值的会计档案应按照规定程序及时销毁。

第十六条  经鉴定应永久保存或保存到事项了结的凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,重新确定保管期限保存。单独抽出立卷的会计档案,应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。应当永久保存或保存到事项了结的会计档案如下所列:

(一)学校的年度财务报告年度决算及文字说明、学校对外投资的凭证、会计档案保管清册、会计档案销毁清册;

(二)保管期满但未结清的债权债务和涉及到其他未了事项的凭证;(三)正在项目建设期间的建设单位,其保管期满但不得销毁的凭证;

(四)财产权、地产权、房产权的契约、证件、图纸等文书资料及有关凭证;

(五)工资花名册以及由于职工精简、辞退、升降级、开除、伤亡,落实政策而形成的有关工资结算,费用开支的支付凭证。

(六)在各项运动中和各种案件查处中对人的经济问题处理的有关文书资料的凭证;

(七)《会计档案管理办法》中规定的需要永久保存的原始凭证。

第十七条  保管期满需要销毁的会计档案,按照以下程序销毁:

(一)对超过保管期限的会计档案,由学校档案室会同计财处提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 

(二)由分管财务和档案工作的校领导、学校档案室和计财处负责人在销毁清册上签署意见。 

(三)销毁会计档案时,由学校档案室和计财处共同派员监销,监销人在销毁会计档案前,按照会计档案销毁清册所列的内容进行清点核对所需销毁的会计档案。销毁后,监销人员应在会计档案销毁清册上注明销毁日期并签名盖章,同时将监销情况分别报告单位负责人和分管校领导。

第六章  会计档案的移交

第十八条  校内单位撤销、解散或者其他原因而终止的,其在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,应当及时移交学校档案室保管。 

第十九条  校内单位合并后,原各单位解散或一方存续而其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管,单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍由原各单位保管。

第二十条  校内单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案;单位分立后原单位解散的,其会计档案应当及时移交给学校学校档案室,各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。 

第二十一条  校内单位之间因业务移交所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。

第七章  附则

第二十二条 本规定自公布之日起施行,适用于学校及学校所属各单位。

 

附表:川南幼儿师范高等专科学校会计档案保管期限表

 

 

序号

档案名称

保管期限

备  注

会计凭证类

1

原始凭证

30


2

记帐凭证

30


3

汇总凭证

30


4

现金付款凭证

10


会计帐簿类

5

总帐

30

包括日记总帐

6

明细帐

30

包括固定资产明细帐

7

日记帐

30

现金银行存款日记帐   25年

8

辅助帐簿

30


9

固定资产明细帐(卡片)

10

固定资产报废清理后管5年

10

预算安排明细帐

30

文书档案

11

项目总帐、明细帐

30

文书档案

财务报告类

12

月、季度财务报告

10

包括文字分析

13

年度财务报告

永久

包括文字分析

14

预算报告

30

文书档案

票据类

15

发票存根联

10


16

发票登记簿

10


其他类

17

会计移交清册

30


18

会计档案保管清册

永久


19

会计档案销毁清册

永久


20

工资花名册

永久


21

工资变动表

30


22

个人公积金存根

10

备查类

23

银行对帐单

10


24

银行余额调节表

10


25

学校对外投资的凭证

30


26

学费、住宿费调整单

30


27

财产权、地产权、房产权的契约、证件、图纸等文书资料及有关凭证

永久




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